Dokumentenmanagement Kriterien und Vorteile

Neue Technologien haben einen massiven Einfluss auf nahezu jeden Aspekt des modernen Geschäftslebens. Unternehmen stellt sich die Frage, wie sie den Arbeitsalltag am besten angehen und die neuen Technologien zu ihrem Vorteil nutzen können. Eine der größten Veränderungen in zahlreichen Bereichen der Wirtschaft und Verwaltung ist dabei das Dokumentenmanagement.
Dokumente

Was ist Dokumentenmanagement?

Ein Dokumentenmanagement-System ist eine Software, die es Dir ermöglicht, elektronische Dokumente zu speichern und zu verfolgen. Dokumentenmanagement-Systeme gibt es in vielen Variationen, von rudimentären Funktionen und Benutzung am Einzelplatz bis hin zu mächtigen Werkzeugen, die in internationalen Großbetrieben eingesetzt werden. Das grundlegende Ziel dieser Systeme ist es, den Benutzern bei der Verwaltung von Dateien und Dokumenten zu helfen.

Dokumentenmanagement mit einer Software wie Easy Software ist ideal für Unternehmen, die eine zuverlässige und leistungsfähige Infrastruktur für den täglichen Betrieb suchen.

Wichtige Merkmale im Dokumentenmanagement

Nicht alle Systeme zum Dokumentenmanagement sind gleich aufgebaut. Die Unterschiede liegen meist im Design und im Funktionsumfang. Wichtige Eigenschaften, wie sie auch von DMS Software umgesetzt wurden, sind:

Cloud Access

Heutzutage findet praktisch alles im Geschäftsleben online statt. Da Mitarbeiter jederzeit und überall Dokumente hoch- und herunterladen müssen, ist der Abruf von Dokumenten aus der Cloud ein Muss. Webbasierte Systeme zum Dokumentenmanagement haben sich zum Standard in der Branche etabliert.

Intelligente Organisation

Das Jonglieren mit vielen Dokumenten kann schnell problematisch werden. Dies gilt insbesondere für wachsende Unternehmen. Je größer ein Unternehmen wird, desto wahrscheinlicher ist es, dass es immer mehr Dokumente zu organisieren gibt. Die Organisationshierarchie ist eines der wichtigsten Merkmale, die bei der Auswahl eines Document Management Systems zu berücksichtigen sind. Kategorisierung, Markierung und Bewertung helfen Dir dabei, die benötigten Dateien, so schnell wie möglich zu finden.

Attraktive Benutzeroberfläche

Du und Deine Kollegen werden das Dokumentenmanagement-System täglich nutzen. Eine ansprechende und intuitive Benutzeroberfläche ist daher essenziell.

Eine robuste Suchfunktion

Die Wissensdatenbank wird im Laufe der Zeit immer umfangreicher. Dies kann schwieriger machen, bestimmte Dokumente und Dateien zu finden. Es ist unerlässlich, dass Du jederzeit in der Lage bist, alle Inhalte zu durchsuchen. Eine robuste Suchfunktion nützt Dir jeden Tag und spart Dir langfristig viel Zeit.

Versionskontrolle

Hochgeladene Dokumente sind ständig im Fluss. Dein Dokumentenmanagementsystem muss in der Lage sein, Updates und verschiedene Dateiversionen zu speichern. Gute Dokumentenverwaltungssysteme wie Easy Invoice speichern jede Version eines Dokuments. So kannst Du jederzeit Änderungen nachvollziehen.

Berechtigungen

Wenn mehrere Personen auf das Dokumentenmanagement zugreifen, sind verschiedene Berechtigungen notwendig. Gute Dokumentenverwaltungssysteme ermöglichen es Administratoren, spezifische Berechtigungen für jeden Mitarbeiter festzulegen, um die Kontrolle zu behalten und wichtige Dokumente vor unerwünschten Änderungen zu schützen.

Vorteile im elektronischen Dokumentenmanagement

Einige der wesentlichen Vorteile der Integration eines Dokumentenmanagementsystems sind:

Reduzierter physischer Speicherplatz

Papiere scannen und hochladen nimmt nur sehr wenig Bürofläche in Anspruch. Bei hohen Mieten für Büros und Geschäftsräume sinken so die Kosten, da digitalisierte Dokumente keine wertvolle Fläche einnehmen.

Höhere Effizienz

Ein Dokumentenmanagement-System steigert die Effizienz. Manuelle Arbeitsschritte werden vermieden, Dokumente mit einem Mausklick zur Weiterbearbeitung an den Kollegen übermittelt.

Sofortiger Zugriff auf Dokumente

Eine der wichtigsten Funktionen und Vorteile besteht im sofortigen und ortsunabhängigen Zugriff auf alle Dokumente.

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